Temos um entendimento comum que o tempo é nosso bem mais precioso, em especial, pelo fato dele ser finito. Há diversas reflexões, expressões, pensamentos e até poemas recitando o valor do tempo. E, em tempos de pandemia e distanciamento social, tenho a sensação de que as discussões sobre o tempo ficaram mais difusas, dependendo do contexto em que cada um se encontra.

Neste cenário, as empresas têm feito uso intenso do home office e, com este, os colaboradores têm aumentado, consideravelmente, as horas em vídeo conferência. E, para quem está acostumado com esse ambiente, sabe que, além do elevado tempo literalmente dentro das reuniões, há um uso abundante de apresentações em Powerpoint, de longe a ferramenta mais usada em reuniões corporativas.

Motivados pela busca de produtividade e um melhor uso do tempo, recentemente, fizemos uma mudança radical na Tenda: passamos a adotar a prática há muito validada pela Amazon de usar documentos escritos em Word em reuniões, que chamamos carinhosamente de “doc”.

E os ganhos, até agora, têm sido surpreendentes. Estimamos uma produtividade três vezes superior ao que tínhamos nos tempos do Powerpoint. Diferentemente da Amazon, que é bastante categórica em proibir o uso de Powerpoint, definimos um modelo híbrido, que permite o uso de formatos diferentes, de acordo com a natureza da discussão.

Para nós, o uso do formato “doc” é ideal quando a finalidade da reunião é convergir para uma decisão ou alinhamento, ou seja, quando se deseja (i) solicitar a aprovação de um tema ou (ii) reportar o status de algo. Alguns exemplos que ilustram isso são: apresentação de resultados, aprovação de projetos e/ou investimentos e apresentação de um novo produto ou serviço, como um novo site ou app.

Entendemos também que o formato do “doc” não é recomendado para discussões divergentes, que incluem, entre outras coisas, (i) temas criativos, como criação de campanhas, design de soluções ou novo produto, (ii) discussões que exigem uso de ferramentas visuais, como planta 3D, projeto de implantação, filme publicitário, (iii) reuniões de ideação ou (iv) reuniões emergenciais, em que a velocidade da discussão é mais relevante do que o investimento do tempo de preparação do documento.

Em nosso caso prático, comprovamos, além da maior produtividade, um ganho relevante em clareza. A substituição de apresentações de Powerpoint por documentos escritos ajuda os participantes a desenvolver clareza sobre um projeto ou proposta em discussão, a partir da leitura concentrada para o profundo entendimento do tema, favorecendo, assim, uma melhor discussão.

Uma típica apresentação em Powerpoint é composta por bullet points, que, em geral, trazem frases incompletas e uma série de dados, gráficos e tabelas, dificultando a obtenção da clareza. Um documento escrito, por outro lado, traz uma narrativa estruturada. Ele encoraja o escritor a pensar de forma detalhada e clara, contando uma história com começo, meio e fim. Este formato também afasta os participantes de distrações (como os celulares), evitando, inclusive, a sonolência comum em longas apresentações.

Para ajudar a todos na adoção da nova dinâmica, criamos algumas regras básicas e sugerimos boas práticas, para garantir a relação adequada entre conteúdo, formato e a duração necessária para leitura e discussão. Foi dada também atenção especial às diretrizes de conteúdo, para que as discussões sejam ricas, objetivas e efetivas.

Desde junho, a grande maioria das nossas reuniões começa em silêncio, com todos lendo o “doc”. Na sequência, o dono da reunião conduz a discussão, iniciando com abertura para comentários gerais e percorrendo o “doc”, página por página, permitindo que os participantes possam questionar sobre qualquer ponto mais específico ou mesmo passando pelos comentários inseridos no próprio “doc”.

Pode parecer estranho para alguns, mas os resultados e feedback dos nossos times indicam que estamos no caminho certo, e que parece não ter volta. Não acabamos com o Powerpoint, aliás, nunca tivemos essa pretensão, mas, certamente, a redução do seu uso nos deu mais tempo, e cabe a cada um de nós definir como usaremos o tempo que nos resta.

Entendemos também que o formato do “doc” não é recomendado para discussões divergentes, que incluem, entre outras coisas, (i) temas criativos, como criação de campanhas, design de soluções ou novo produto, (ii) discussões que exigem uso de ferramentas visuais, como planta 3D, projeto de implantação, filme publicitário, (iii) reuniões de ideação ou (iv) reuniões emergenciais, em que a velocidade da discussão é mais relevante do que o investimento do tempo de preparação do documento.

Em nosso caso prático, comprovamos, além da maior produtividade, um ganho relevante em clareza. A substituição de apresentações de Powerpoint por documentos escritos ajuda os participantes a desenvolver clareza sobre um projeto ou proposta em discussão, a partir da leitura concentrada para o profundo entendimento do tema, favorecendo, assim, uma melhor discussão.

Uma típica apresentação em Powerpoint é composta por bullet points, que, em geral, trazem frases incompletas e uma série de dados, gráficos e tabelas, dificultando a obtenção da clareza. Um documento escrito, por outro lado, traz uma narrativa estruturada. Ele encoraja o escritor a pensar de forma detalhada e clara,
contando uma história com começo, meio e fim. Este formato também afasta os participantes de distrações (como os celulares), evitando, inclusive, a sonolência comum em longas apresentações.

Para ajudar a todos na adoção da nova dinâmica, criamos algumas regras básicas e sugerimos boas práticas, para garantir a relação adequada entre conteúdo, formato e a duração necessária para leitura e discussão. Foi dada também atenção especial às diretrizes de conteúdo, para que as discussões sejam ricas, objetivas e efetivas.

Desde junho, a grande maioria das nossas reuniões começa em silêncio, com todos lendo o “doc”. Na sequência, o dono da reunião conduz a discussão, iniciando com abertura para comentários gerais e percorrendo o “doc”, página por página, permitindo que os participantes possam questionar sobre qualquer ponto mais específico ou mesmo passando pelos comentários inseridos no próprio “doc”.

Pode parecer estranho para alguns, mas os resultados e feedback dos nossos times indicam que estamos no caminho certo, e que parece não ter volta. Não acabamos com o Powerpoint, aliás, nunca tivemos essa pretensão, mas, certamente, a redução do seu uso nos deu mais tempo, e cabe a cada um de nós definir como usaremos o tempo que nos resta.

Sobre o autor: Luis Martini é diretor de Marketing e Tecnologia da Construtora Tenda. Graduado em Engenharia Mecânica pela USP, com mestrado em Engenharia Aeronáutica e Produção pelo ITA e pós-graduado em Marketing pela FGV. Há cerca de 20 anos na liderança de projetos de inovação em indústrias de bens de consumo, já passou por empresas como Amazon, Wine.com e Natura. Possui ampla experiência em planejamento estratégico, estratégia de marca, inovação, marketing digital, desenvolvimento de produto, experiência do cliente e comércio eletrônico.