Transmitir mensagens difíceis realmente não é o forte do ser humano. Uma pesquisa recente da Gallup mostra que apenas 26% dos colaboradores das empresas disseram que os feedbacks que receberam foram úteis para o seu trabalho.

Isso acontece porque nossos feedbacks são ruins: ou muito leves e indiretos ou são diretos demais e promovem uma reação defensiva na amígdala (parte do nosso cérebro que detecta as ameaças) a quem está recebendo a mensagem.

Aí vem o desastre: reagimos mal ao feedback e logo atacamos quem está falando, desestabilizando totalmente a conversa e deixando os nervos a flor da pele.

Mas afinal, como dar um feedback de maneira eficiente e poderosa?

1. Comece com uma pergunta curta cuja resposta será "sim" ou "não:

Ex: "Você tem cinco minutos para falarmos sobre a nossa última conversa?" ou "Tenho algumas ideias para melhorar o nosso processo, posso compartilhar com você?"

A vantagem de começar com esta pergunta é que a pessoa saberá que se trata de um feedback e seu cérebro terá tempo hábil para se preparar. Além disso, a pergunta cria um momento de 'adesão' assim que a pessoa responde sim ou não, dando a ela também autonomia para decidir se este é o momento certo.

2. Dê feedbacks baseado em dados:

Contra fatos não há argumentos, não acha? Seja específico dizendo exatamente o que você viu ou ouviu e de preferência elimine adjetivos ou palavras ambíguas, pois elas podem gerar mais confusão e dar margem para interpretações erradas. É muito importante ser objetivo nesse momento.

Por exemplo, ao invés de dizer "Você deveria ser mais proativo" - ser proativo em relação ao quê? Em qual situação? - prefira algo como "Eu esperava que você tivesse tomado a iniciativa de preparar a apresentação, visto que os demais membros do time estavam ocupados". Notou a diferença entre as duas abordagens?

E isso vale também para os feedbacks positivos. É importante que o outro saiba exatamente qual é a nossa expectativa sobre o que está ruim, mas também o que está bom. Assim ela saberá exatamente como agir dali para frente.

3. Gere impacto

Você deve dar a intensidade devida à situação para que a pessoa consiga enxergar o impacto que uma determinada atitude gerou no trabalho. Ex: "Como você não me enviou o e-mail conforme combinado eu fiquei bloqueado e não consegui avançar no projeto".

A ideia é que a pessoa consiga compreender de forma clara o propósito, a lógica e o significado das ações.

4. Termine com uma pergunta ou reflexão

Encerrar o feedback com uma pergunta é uma ótima forma de fazer o outro pensar sobre a conversa. Ex: "Como você vê essa situação?" ou "Qual sua opinião a respeito?" Essas perguntas vão gerar um comprometimento ao invés de apenas um consentimento, ou seja, criar uma atmosfera de diálogo (e não de monólogo).

A ideia é que o momento do feedback seja uma oportunidade para resolver problemas de forma colaborativa e não autoritária.

Sobre a autora: Virginia Planet, sócia-fundadora da House of Feelings - primeira escola de sentimentos do mundo - www.houseoffeelings.com