Um fantasma tira o sono das empresas. A partir de abril, elas passarão por verdadeira revolução na administração de dados relativos aos trabalhadores. Liderado pela Receita Federal, o E-Social, ou Escrituração Fiscal Digital Social, exigirá informação detalhada, e praticamente em tempo real, sobre a folha de salários, dados tributários, previdenciários e relacionados aos trabalhadores, desde a admissão até a exposição a agentes nocivos. O risco é o aumento no volume de autuações fiscais e trabalhistas.

Com informações em tempo real, auditores da Receita conseguirão cruzar valores retidos do Imposto de Renda, informações contábeis e dados sobre salários e encargos pagos aos empregados. Os fiscais do Ministério do Trabalho saberão de afastamentos, licenças, atestados médicos e horas extras pagas. Sem precisar visitar a empresa, saberão de condições insalubres ou jornadas exaustivas.

O sistema tem um manual de mais de 200 páginas e um conjunto de mais de 20 tabelas, a maioria com centenas de itens de preenchimento. Cada evento trabalhista demandará um arquivo eletrônico único, a ser enviado rapidamente ao sistema integrado do E-Social. A admissão do empregado, com todos os dados solicitados, por exemplo, é um evento que requer arquivo específico e deve ser enviado de forma eletrônica antes que o empregado inicie suas atividades. Hoje, as empresas têm até sete dias para informar o Ministério do Trabalho.

Além de nome e ocupação, será exigida a descrição das funções, do departamento e até informações que hoje as empresas não possuem: se o trabalhador usou recursos do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) para comprar a casa própria, por exemplo. Antes esparsos, dados como aposentadorias especiais por condições insalubres num grupo de trabalhadores dentro da empresa serão facilmente detectados e poderão levar à exigência de uma alíquota maior da contribuição previdenciária.

O desafio está não só na quantidade mas na diversidade de informações. Serão necessários dados dos setores de recursos humanos - folha de pagamentos, impostos e contribuições e cadastros -, do financeiro - tributos, recolhimentos, pagamentos a terceiros e dados contábeis - e de tecnologia de informação, para extração de dados, interfaces e segurança de informação.