A ideia de um verdadeiro escritório sem papel tem sido discutida há muitos anos, mas poucas organizações realmente adotaram o conceito e eliminaram o papel para sempre. Embora pesquisas recentes tenham revelado que a impressão e a digitalização diminuíram significativamente desde o início da pandemia do Covid-19, 56% dos trabalhadores ainda continuam imprimindo, mesmo trabalhando em casa. É o que retrata na pesquisa realizada pela KM World. No entanto, essa maneira de trabalhar simplesmente não é sustentável em um mundo de trabalho remoto.

A necessidade de transformação digital nunca foi tão evidente. Embora muitas empresas tenham acelerado suas iniciativas digitais, ainda persistem várias lacunas, principalmente quando se trata de produtividade de documentos. De acordo com a pesquisa, estima-se que 83% dos trabalhadores acreditam que a forma como sua empresa gerencia e trabalha com documentos não melhorou significativamente durante a pandemia. E quase todo mundo (95%) vê espaço para melhorias nessa frente.

A cada ano, as empresas gastam recursos significativos imprimindo, arquivando, armazenando e recuperando documentos em papel. Cada aspecto do processo de armazenamento de papel afeta negativamente o orçamento de uma empresa e o meio ambiente como um todo. Algumas das desvantagens financeiras mais óbvias do armazenamento de papel incluem a compra de papel, o gasto de recursos de pessoal arquivando e encontrando documentos, aumentando a metragem quadrada para armazenamento físico de arquivos e a recuperação de danos desastrosos por inundações ou incêndios.

Além dos custos financeiros, os impactos ambientais não podem ser ignorados. O processo de produção para produzir papel requer a colheita de árvores, consome energia significativa, levando ao aumento dos gases de efeito estufa como também envolve produtos químicos.

A produção de papel afeta tanto o meio ambiente quanto seus resultados. De fato, 40% da extração industrial de madeira do mundo vai para a fabricação de papel. Cada folha de papel vem com o imposto oculto de poluição da água e do ar, emissões de gases de efeito estufa e subprodutos tóxicos do processo de branqueamento. Em todas as fases, o papel tem um impacto negativo no ambiente.

Ninguém pode negar que o papel é uma parte necessária dos negócios, no entanto, o impacto ambiental torna cada folha preciosa. Minimizar o uso de papel para quando for essencial pode levar a grandes economias tanto para o seu negócio quanto para o planeta.

Minimizar o uso de papel apenas quando é essencial pode levar a grandes economias para o planeta. A melhor maneira de iniciar o seu negócio rumo a um futuro sem papel é com a digitalização de documentos. A transferência de todos os seus documentos para o digital permitirá organizá-los em um repositório central, como um Sistema de Gerenciamento Eletrônico. Ter todos os documentos atuais armazenados centralmente permitirá que sua empresa se prepare para manter todos os documentos futuros digitalmente.

Além disso, quando se trata da segurança de seus documentos que contenham informações confidenciais ou pessoais, é preciso tomar precauções ao manuseá-los e até mesmo destruí-los. É por isso que muitas companhias usam uma empresa profissional de destruição de documentos para destruir todos os seus documentos indesejados. O uso de um serviço de destruição de documentos vem com vantagens que melhorarão a segurança de seus dados, economizarão dinheiro, tempo valioso, ajudarão você a estar em conformidade com as leis de privacidade e também ajudarão o meio ambiente.

Embora os documentos digitais certamente melhorem muitos aspectos dos negócios, há algumas considerações a serem levadas em consideração. Uma das primeiras coisas que as empresas precisam considerar com a documentação digital é a segurança. Como as violações de segurança são uma ameaça real, é importante garantir que qualquer solução digital escolhida tenha segurança adequada e alta. Da mesma forma, se as empresas optarem por digitalizar um backlog, o descarte seguro das cópias físicas atuais também precisará ser levado em consideração.

À medida que as empresas continuam avançando com a transformação digital, a digitalização do papel é um passo lógico. Muitas empresas optam por confiar em soluções para digitalização e armazenamento seguro, eficiente e rápido de suas pendências e documentos em papel. Portanto, considere o que significaria para sua empresa adotar a digitalização de papel e ser verdadeiramente sem papel.

Ficar sem papel não é mais algo que as organizações podem simplesmente empurrar como algo bom de se ter ou até que "se sintam prontos". Nosso mundo do trabalho mudou completamente e agora é o momento ideal para as empresas se adaptarem. A única coisa que agora impede a mudança há muito tempo esperada para o sem papel é a vontade coletiva.

Sobre o autor: Marcelo Carreira é vice-presidente Go-To-Market América Latina da Access